Boríték címzés – Hogyan csináljam helyesen?
Boríték címzés – egy olyan egyszerűnek tűnő feladat, amely mögött valójában egy fontos és figyelmet igénylő folyamat van, amely egy kötött szabályrendszerbe illeszkedik. A boríték címzése nem egyszerűen a címzett feladó feltüntetését jelenti. Nem mindegy mit és hová írunk fel, oda kell figyelnünk az olvashatóság mellett még jó pár dologra, akár kézzel írjuk a címzést, akár nyomtatott formában visszük fel az adatokat. Nem kell azonban megijedni, egy egyszerű segédlettel könnyen elnavigálhatjuk magunkat a címzést illetően.
Boríték címzése kézzel
Korábban írtunk már arról, hogy hogyan lehet borítékot hajtogatni egyszerűen. Amennyiben a küldeményünket még személyesebbé szeretnénk tenni, természetesen kézzel meg is címezhetjük. Ahhoz, hogy a boríték címzése sikeres legyen és célba érjen, fontos tudni, hogy milyen információkat kell feltüntetni rajta, és hogy ezeket hol kell elhelyezni. A következőkben áttekintjük, hogy mik ezek az információk és hogyan helyezhetjük el őket a borítékon.
1. Feladó adatai
A feladó adatait a borítékon a bal felső sarokban szokás feltüntetni. Oda kell figyelni, hogy a kézzel írt címzés során azonos méretű betűket írjunk és lehetőleg nyomtatott nagy betűket használjunk a jó olvashatóság miatt. 4 sorba osszuk el a következő adatokat: feladó neve, település neve, közterület jellege és házszám (plusz épület, emelet, ajtó amennyiben van), alulra pedig az irányítószám. Ezekre az adatokra azért van szükség, hogy a postai kézbesítés során esetlegesen felmerülő komplikációk, vagy a kézbesítés sikertelensége esetén a küldeményt vissza tudják juttatni a feladóhoz.
2. Címzett adatai
A címzési adatokat a boríték bal alsó felén kell feltüntetni. A boríték címzésénél ugyanazt az elvet kell követni, mint a feladó adatai esetében. Abban az esetben, ha a borítékot postafiókba címezzük, csak a postafiók számát tüntessük fel a harmadik sorban (címzett neve, település, postafiók száma, irányítószám).
3. Boríték címzés külföldre
Külföldre szánt küldemény esetében az első sorba a címzett neve kerüljön, alá a címhely (közterület neve, házszám stb.), ez alá a címhely irányítószáma és a település neve egy sorba, a negyedik sorba pedig a célország neve. A zökkenőmentek kézbesítés érdekében ajánlott angol nyelven is feltüntetni az adatokat.
4. A boríték egyéb területei
Fontos, hogy a boríték széleitől 1 – 1,5 cm távolságra lehetőség szerint ne írjunk. Különösen fontos a boríték alsó részére, mivel ez a feldolgozógép vonalkódja számára fenntartott területnek számít. A boríték középső sávja a postai jelzések számára üresen kell, hogy maradjon. Továbbá a jobb felső sarok egy kijelölt rész, a bélyegek és egyéb bérmentesítő jelzések számára.
A fent leírt arányokat ugyanúgy alkalmazhatjuk a különféle borítékokra. Mivel számos méretben érhetők el postai borítékok, ezért nyugodtan alkalmazhatjuk kisebb méretű, vagy nagy boríték címzése esetében is. A boríték méretekről részletesen ebben a cikkünkben írtunk korábban.
Nyomtatott boríték címzés
Bár a kézzel írt címzés egyedi és személyes megközelítést biztosít, ha nagy mennyiségű levelet vagy borítékot kell elkészíteni, a nyomtatott címzés lehet a hatékonyabb megoldás. Ennek a folyamatnak számos előnye van, ideértve a következőket:
- Gyorsaság és hatékonyság: Nyomtatott címzés esetén gépi rendszerek segítségével tudjuk gyorsan és hatékonyan elkészíteni a borítékokat. Ez különösen hasznos nagyobb mennyiségű levelek vagy hivatalos küldemények esetén.
- Egységes megjelenés: A nyomtatott címzés lehetővé teszi, hogy minden boríték ugyanolyan formázásban és stílusban legyen elkészítve, így egységes és professzionális megjelenést biztosítva.
- Pontosság és hibamentesség: A gépi rendszerek által készített nyomtatott címzés pontosabb és kevésbé hibás, mint a kézi címzés. Ez segít elkerülni az esetleges elírásokat vagy téves címzéseket.
A nyomtatott borítékcímzéshez először is szükség van egy letisztázott elektronikus adatbázisra. A legoptimálisabb, ha a címzett adatokat táblázatban tároljuk. Második lépésben egy sablont kell készítenünk, ahol elhelyezzük az adatokat a fentebb leírt megfelelő helyekre, majd a táblázat adatait importáljuk és nyomtathatjuk is a borítékokat. Sablonokat, template-eket az interneten is számos helyen elérhetünk, melyekben már csak az adatokat kell módosítani. Sőt, némely jól előkészített sablon arra is alkalmas, hogy címlistát importáljunk és pár kattintással a több ezres mennyiségű címzésünket elvégezzük.
A Magyar Posta ebben az esetben is tesz javaslatokat, amiket érdemes betartani a zökkenőmentek kézbesítés érdekében. Gépi címzés esetén az Arial betűtípus használatát javasolják, de kifejezett kérés, hogy ne talpas fontot használjunk a címzéshez. Minden adat azonos fontkészletből kerüljön felírásra és ne használjunk kiemeléseket (aláhúzás, dőlt vagy félkövér betűk). A betűméretnek a segédlet szerint 10 pt és 12 pt között kell lennie. Az adatokat fekete színnel írjuk és nyomtassuk. Szimpla, de maximum 1,5-ös sorközzel formázzuk a sorokat és nem használhatók a kiemeléseken kívül keretek és segédvonalak sem.
Nyomtatott boríték esetén fontos arra figyelni, hogy nem elegendő, hogy a cég logóját önmagában tüntessük fel, mint a feladó vagy a címzett. Minden meg kell jeleníteni a cégnevet írásos formában is.
A boríték címzése tehát nem bonyolult feladat, számos segédanyag elérhető hozzá. A Magyar Posta például vicces oktatóvideókkal is közérthetően népszerűsíti a helyes címzést.
Ha követjük a fent leírtakat és a Magyar Posta hivatalos segédanyagát a helyes címzésről, akkor a küldeményünk minden bizonnyal zökkenőmentesen célba ér.
